Adıma Düzenlenen e-Arşiv Faturaları SAP’de Nasıl Görüntülerim?

[Ali Güngör]

Dijital dönüşüm sürecinde işletmelerin karşılaştığı en büyük zorluklardan biri, adlarına düzenlenen e-arşiv faturaların görüntülenmesidir. İşletmeler, GİB portal üzerinden sadece tarafına kesilmiş fatura listesini görebilmekte, ancak bu listede yer alan faturaların görüntüsüne ve içeriğine ulaşamamaktadır. Gelen e-Arşiv Fatura çözümü, bu ihtiyaca yönelik geliştirilmiş bir çözümdür. Bu sayede, tarafınıza düzenlenen e-arşiv faturalarınızı PDF formatında görüntüleyebilir, indirebilir ve isterseniz saklayabilirsiniz. Çözüm, XML verilerini SAP sisteminize otomatik olarak aktarır, ardından bu verileri PDF formatına çevirerek okunabilir hale getirir. Böylece, sadece veriyi değil, aynı zamanda belgenin orijinal görsel halini de sisteminize entegre etmiş olursunuz.

GİB Üzerinden Tarafınıza Düzenlenen e-Arşiv Faturaları Nasıl Görüntülersiniz?​

Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından sunulan e-Belge sistemi, tarafınıza düzenlenen e-arşiv faturaların yalnızca liste bazlı olarak görüntülenmesine olanak tanır. Bu listeler, faturanın temel bilgilerini içerir:

• fatura numarası,

• düzenleme tarihi,

• gönderen firma,

• tutar

• ve varsa vergi kalemleri.

Ancak bu listeler içerisinde faturanın görsel hali yani PDF formatı bulunmaz. GİB, bu belgelerin sadece yasal veri içeriğini sağlamayı amaçladığı için kullanıcıya okunabilir bir arayüz ya da belge önizlemesi sunmaz. Elektronik arşiv faturalarınızı görüntülemek istediğinizde, genellikle faturayı kesen tarafın e-posta yoluyla belgeyi iletmesine ihtiyaç duyarsınız. Bu manuel süreç aşağıdaki sorunlara yol açar:

• Fatura belgesi zamanında ulaşmaz veya hiç gönderilmez.

• Belge içeriğinin doğruluğu sorgulanabilir hale gelir.

• Dolandırıcılığa açık bir süreçtir.

Gelen e-Arşiv Fatura Çözümü ile e-Arşiv Fatura PDF Görüntüleme Nasıl Sağlanır?​

Gelen e-Arşiv Fatura Çözümü, adınıza düzenlenmiş e-arşiv faturaları otomatik olarak SAP sistemine aktarır ve imzalı XML datasından PDF formatına dönüştürür. Böylece, e-arşiv faturalarınızı PDF formatında görüntüleyip indirebilirsiniz.

Gelen e-Arşiv Fatura Çözümü Hangi Temel Problemleri Ortadan Kaldırır?​

• Kaçak e-Arşiv Faturaların Tespiti​

Gelen e-arşiv faturaların manuel yöntemlerle takip edilmesi, özellikle büyük ölçekli şirketlerde kaçak belge riskini artıran en büyük faktörlerden biridir. Çoğu işletme, tedarikçilerinden gelen faturaları mail yoluyla alır veya manuel olarak GİB sisteminden kontrol eder. Ancak bu yöntemler, sistematik bir doğrulama ve izleme sağlamadığı için, şirketin adına düzenlenmiş ama hiç alınmamış belgeler gözden kaçabilir. Bu tür belgeler vergi, maliyet ve denetim süreçlerinde ciddi açıklar oluşturabilir. Gelen e-Arşiv Fatura Çözümü, XML verilerini otomatik olarak alarak, herhangi bir belgenin eksik kalmasını önler. Sistem, daha önce alınmamış belgeleri tespit eder ve işletmeye bu konuda uyarı verir.

• Belgelerin Saklanması ve Erişimi​

GİB sisteminde belgeler yalnızca sınırlı bir süre boyunca saklanır. Standart olarak, tarafınıza düzenlenen e-arşiv faturalar 2 ay 15 gün boyunca erişilebilir durumda olur. Bu sürenin sonunda GİB üzerinden herhangi bir belgeye ulaşmak mümkün değildir. Dolayısıyla işletmelerin bu belgeleri kendi sistemlerinde arşivlemesi ve gerektiğinde ulaşılabilir hale getirmesi yasal bir zorunluluk haline gelir. Ancak bu süreç, özellikle büyük hacimli belge trafiği olan firmalar için ciddi bir teknik ve idari yük doğurur. Gelen e-Arşiv Fatura Çözümü, tüm alınan faturaların hem XML hem de PDF versiyonlarını uzun vadeli olarak saklayabilir. Çoğu durumda sistem, belgeleri 10 ila 20 yıl arasında güvenli şekilde muhafaza eder. Üstelik bu belgeler indekslenebilir ve arandığında kolayca bulunabilir. Böylece denetim dönemlerinde, iç kontrol süreçlerinde veya yasal talepler karşısında işletmeler belgelerine hızlı ve sorunsuz bir şekilde ulaşabilir.

Gelen e-Arşiv Fatura Çözümü ile Ödeme Sistemleri Alanında Faaliyet Gösteren İş Ortağımızın Başarı Hikayesi​

Ödeme sistemleri alanında faaliyet gösteren bir müşterimiz, çözümümüzü kullanmaya başlamadan önce 20 bin e-arşiv fatura arasında sadece 14 bininin sistemlerine aktarılabildiğini fark etti. 6 bin belgeye hiç ulaşamıyorlardı. Bu, fark edilmeyen ciddi bir operasyonel açık anlamına geliyor. Gelen e-Arşiv Çözümü sayesinde, tüm kaçak belgeler tespit edildi, eksiksiz şekilde SAP’ye entegre edildi ve süreç güvenli hale getirildi.
Sonuç: Gelen e-Arşivlerin Görüntülenmesinde Yepyeni Bir Dönem

Eğer siz de:

• “SAP üzerinden adımıza kesilen e-arşiv faturaları nasıl görüntüleriz?”

• “Gelen e-arşiv faturaları otomatik nasıl alırız?”

• “GİB’deki verileri uzun vadeli nasıl saklarız?”

gibi sorulara yanıt arıyorsanız,

Bu bağlantıyı görüntüleyebilmek için kayıt olmalı zaten üyeyseniz üye girişi yapmalısınız.

, ihtiyacınız olan bütün yanıtları tek bir çözüm içinde sunuyor. Ekibimiz, işletmenize özel demo ve ihtiyaç analiziyle size en doğru çözümü sunmaktan memnuniyet duyacaktır.

Bu bağlantıyı görüntüleyebilmek için kayıt olmalı zaten üyeyseniz üye girişi yapmalısınız.

Bu bağlantıyı görüntüleyebilmek için kayıt olmalı zaten üyeyseniz üye girişi yapmalısınız.