Genel Tanımlarıyla EDI Nedir ? Neden Var ? Ne İşe Yarar?

[cnkrt]

1. EDI'un tanımı​

EDI nedir?​

EDI, Elektronik Veri Değişimi anlamına gelir. Siparişler, irsaliyeler ve faturalar gibi iş belgelerinin elektronik olarak değiştirilmesidir. Bu belgeler, iş ortakları arasında insan müdahalesi olmadan yapılandırılmış veriler şeklinde değiş tokuş edilir.
EDI belirli bir teknoloji değil, elektronik süreçlerin, değişim protokollerinin (iletişim protokolleri) ve kurulmuş, uluslararası geçerliliği olan iş belgesi standartlarının bir birleşimidir. Yapılandırılmış veri alışverişi basit ve güvenli olmalıdır - yani yerleşik iş belgesi standartlarını kullanarak ve ilgili iş ortakları tarafından kullanılan belirli formatlardan veya ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) sisteminden bağımsız olmalıdır.
EDI ile iş süreçlerinizi otomatikleştirmek, onları daha hızlı, daha verimli ve hatalara daha az eğilimli hale getirir.

EDI günlük işlerinizde size nasıl fayda sağlıyor?​

• Daha hızlı veri aktarımı
• Kağıt tabanlı süreçlere kıyasla paradan tasarruf edin
• Gereksiz görev tekrarını azaltın
• Veri girişi hatalarını azaltın
• Bilgi doğruluğunu artırın
• Kağıttan tasarruf edin
• İşlerinizi daha hızlı halledin
• Depolama maliyetlerini azaltın (EDI tam zamanında veya tam sıralı lojistiği mümkün kıldığından)
• Teslim sürelerini azaltın

EDI'nin şirket yönetimi için de bir dizi avantajı vardır, çünkü işle ilgili bilgiler daha hızlı ve daha yapılandırılmış bir şekilde elde edilebilir. Ayrıca parmaklarınızın ucunda sürekli kullanılabilir, güncel bir veri akışına sahipsiniz. Bunu iş analitiği araçlarıyla çalıştırmak, süreç kontrolünü iyileştirmek için size büyük bir kapsam sağlar.
EDI şu anlama gelir:

• Daha basit hedef/gerçek karşılaştırmalar ve sapma analizi
• Yeni tahmin teknikleri
• Güncel istatistiksel bulgular
• Bilgilere daha hızlı ulaşılabilir
• Simülasyon
• Verimlilik analizleri
• Geliştirilmiş nakit yönetimi
• Daha iyi bir stok genel bakışı

2. EDI nasıl çalışır?​

Mesajlar, belirli bir sektördeki şirketlerin kendi aralarında üzerinde anlaştıkları yerleşik iş belgesi standartlarını (EDI mesaj standartları olarak bilinir) kullanarak şirketler arasında değiş tokuş edilir. Örneğin, Avrupa kimya endüstrisi genellikle, kimya endüstrisi için özel olarak tanımlanmış olan CEFIC (Fransızca: Conseil Européen des Fédérations de l'Industrie Chimique) alt kümesi de dahil olmak üzere EDI standardı EDIFACT'i kullanır. ERP (Kurumsal Kaynak Planlama) sistemleri genellikle bu mesaj standartlarıyla tek başlarına başa çıkamadıklarından, yapılandırılmış veriler ERP tarafından gönderilmeden önce, kararlaştırılan iletişim protokolü aracılığıyla gönderilmeden önce ilk formatından tanımlanmış mesaj standardına dönüştürülmesi gerekir. Bu üç adımdan oluşur:

1 . ERP bağlantısı​

(SAP Sisteminden dahili formatta mesajlar alın)

2 . Dönüşüm​

(Mesajları dahili formattan mesaj standardına aktarın)

3 . İletişim​

(Kararlaştırılan iletişim protokolü aracılığıyla teknik sevkiyat)

Bu adımlar daha sonra, mesajın kararlaştırılan iletişim protokolü üzerinden alındığını onaylayan, mesajı ihtiyaç duydukları formata dönüştüren ve ardından mesajı alıcı ERP sistemine gönderen alıcı tarafından ters sırada gerçekleştirilir.

Şekil 1: EDI nasıl çalışır?

3. Neden mesaj standartlarına ihtiyacımız var?
İş ortakları iş verilerini elektronik olarak değiştirmek istiyorlarsa, birbirlerinin mesajlarını anlayabileceklerinden emin olmak için açık bir anlaşmaya sahip olmaları gerekir. Bununla birlikte, pratikte, EDI girişimini (merkez olarak bilinir) başlatan baskın iş ortağı, genellikle sonraki tüm ortaklar (sözcüler) tarafından kullanılan standartları belirler. Bunlar mevcut endüstri standartlarıdır.
Bu EDI mesaj standartlarının avantajı aşağıdaki karşılaştırma ile kolayca gösterilebilir: Her biri farklı bir dil konuşan birkaç kişi birbirleriyle iletişim kurmaya çalışırsa, yönetilemez sayıda tercümana ihtiyaç duyarlar.
İki farklı dil konuşan 2 kişi -> 1 tercüman
Üç farklı dil konuşan 3 kişi -> 3 tercüman
4 kişi, 4 farklı dil konuşan -> 6 tercüman
n kişi, n farklı dil konuşan -> n(n-1)/2 tercüman

Öte yandan, İngilizceyi uluslararası standart bir dil olarak kullanmaya karar verselerdi, her insanın kendi dilinden İngilizce'ye ve İngilizce'den İngilizce'ye sadece bir tercümana ihtiyacı olurdu:
2 kişi, 2 farklı dil konuşan -> 2 tercüman
3 kişi, 3 farklı dil konuşan -> 3 tercüman
4 kişi, 4 farklı dil konuşan -> 4 tercüman
n kişi, n farklı dil konuşan -> n tercüman

Doğrudan ve dolaylı iletişim​

İlk senaryo doğrudan iletişim örneğidir. Gönderen her iletiyi her alıcıya iletir. Bu tür noktadan noktaya bağlantı, özellikle büyük miktarda veri aktarımı için uygundur.
İngilizceyi uluslararası standartlaştırılmış bir dil olarak kullanan senaryo, dolaylı iletişimi göstermektedir. Burada, mesaj yalnızca bir kez, bireysel alıcılara dağıtımı yöneten bir VAN (Katma Değerli Ağ) sağlayıcısına gönderilir. Bu tür posta kutusu sisteminin avantajı, gönderenlerin ortaklarından bağımsız olarak iletişim kurabilmeleridir. Sadece kendi posta kutunuza bağlanmanız gerekir.

Şekil 2: EDI mesajlaşma standardı: doğrudan ve dolaylı iletişim

4. EDI'yi şirketinizde uygulamak için neye ihtiyacınız var?​

EDI yazılımı temel olarak üç bileşenden oluşur:

1. ERP bağlayıcısı​

şirketinizin ERP sistemini entegre etmek. Bu, ERP sistemlerinizin yerel biçiminde mesajlar gönderip almanızı sağlar.

2. Dönüştürücü​

Şirket içi mesaj biçimlerini iş ortaklarınızın ihtiyaç duyduğu endüstri standardına dönüştürmek.

3. İletişim adaptörü​

Ortaklarınızın ihtiyaç duyduğu iletişim protokolleri aracılığıyla EDI mesajları göndermek için.

EDI'ye ERP konektörü​

Birçok şirket, şirket içi iş süreçlerini yönetmek için bir ERP sistemine güvenir. Dış iş ortaklarıyla elektronik veri alışverişini sağlamak için, bu ERP sisteminin EDI sistemine bağlanması gerekir.
Bir ERP konektörü, EDI yazılımını ERP yazılımına bağlar. Mesajlar daha sonra ERP sistemi ve EDI yazılımı arasında otomatik olarak aktarılır.

Yaygın olarak kullanılan bu ERP sistemleri ve daha fazlası için EDI konektörlerimiz var:​

• SAP
• Microsoft Dynamics AX/NAV
• Infor Dili
• Oracle E-Business Ürün Seti
• abas
• ProAlfa
• JD Edwards
• APplus
• IFS
• Peoplesoft
• NetSuite

EDI dönüştürücü kullanma​

Bir EDI dönüştürücü, ERP sisteminden gelen verileri (mesajları) standartlaştırılmış EDI mesajlarına dönüştürür. Esasen, iletişim kurmak için gereken dile. İş ortaklarının elektronik olarak veri alışverişinde bulunabilmeleri için, her ikisinin de belirli bir standarda karar vermesi gerekir. Bu standartlar Birleşmiş Milletler (BM), Amerikan Ulusal Standartlar Enstitüsü (ANSI), Deutsches Institut für Normung (DIN) veya Alman Verband der Automobilindustrie (VDA) gibi çeşitli kuruluşlar tarafından tanımlanmaktadır.

• EDI dönüşümü sırasında, kaynak yapıdaki bilgiler, ayrı ayrı oluşturulan bir eşleme kullanılarak hedef yapıya aktarılır.

EDI aracılığıyla mesaj alışverişinde bulunan iş ortakları, tek tip EDI mesaj standartlarını kullanır.
Küresel

Bu bağlantıyı görüntüleyebilmek için kayıt olmalı zaten üyeyseniz üye girişi yapmalısınız.

standardına ek olarak, bölgesel veya sektöre özgü başka standartlar da vardır. Bunlara genel bir bakışı EDI mesaj standartları kılavuzumuzda bulabilirsiniz.

Bazı uluslararası EDI mesaj biçimleri şunlardır:​

• EDIFACT (küresel)
• XML (genel)
• ANSI X.12 (bölgesel)
• EIAJ (bölgesel)
• TRADACOMS (bölgesel)
• VDA (bölgesel)
• AECMA (sektöre özel)
• HL7 (sektöre özel)
• SWIFT (sektöre özel)

SEEBURGER EDI dönüştürücüler çok sayıda veri formatıyla çalışmanıza izin verir.

EDI iletişim adaptörü​

İletişim bağdaştırıcısı, gönderen ve alıcı arasında bir bağlantı kurar. Her iki taraf da bağlandıktan sonra, önceden dönüştürülmüş mesajı güvenli bir şekilde iletir.
EDI yazılımı temel olarak iki aktarım seçeneğine sahiptir. TCP/IP internet protokolünü temel alan bir posta kutusu sistemi veya noktadan noktaya bağlantı üzerinden veri alışverişi yapabilirsiniz.

Posta kutusu sistemi​

Bu aslında elektronik bir posta kutusudur. Gönderen, verileri alıcının alacağı bir posta kutusuna gönderir. Bu amaçla esas olarak kullanılan protokol X.400'dür.
Bir posta kutusu sisteminin avantajı, şirketlerin sürekli olarak veri alıp gönderebilmeleri gerekmemesidir. Bu, iş ortaklarınızın sistemlerinin ne zaman çevrimiçi olduğuna bakılmaksızın iletişim kurmanıza olanak tanır. Sadece kendi posta kutunuza bağlanmanız gerekir.
X.400 posta kutularının sağlayıcıları Deutsche Telekom, IBM veya British Telecom gibi VAN sağlayıcılarıdır. Veriler aktif olarak toplanana kadar kutuda kalır.

Noktadan noktaya bağlantı​

Gönderen, veri aktarımı süresince alıcıyla doğrudan bir bağlantı kurar. Bu nedenle gönderenin ve alıcının sistemleri kalıcı olarak erişilebilir olmalıdır. Otomotiv endüstrisi esas olarak noktadan noktaya bağlantılar kullanıyor ve diğer birçok endüstri bu eğilimi takip ediyor. Özellikle büyük miktarda veri iletmek için uygundur.
Yaygın iletim protokolleri arasında HTTPS, (S)FTP, AS2, AS4 ve OFTP2 bulunur.
İleti standartları ve EDIFACT iletileri hakkında daha fazla bilgi edinin.
EDI mesajlarını değiştirmenin en iyi yolu nedir? Bu iki faktöre bağlıdır:

1. Frekans ve
2. Veri hacmi.

E-posta ve FTP gibi yaygın aktarım protokollerine ek olarak, EDI ortamında iletişim için çok sayıda ulusal, ürüne veya sektöre özgü aktarım protokolü vardır.
EDI iletileri için yaygın aktarım protokolleri şunlardır:

• Katma Değerli Ağ (VAN)
  Atlası, AT&T, EXITE, IBM, KPN, OpenText GXS, Telebox X.400, Tradanet
• Doğrudan bağlantı
  OFTP(2), AS2, AS4, (S)FTP, http(ler)

Uygulamada, modern bir EDI çözümü diğer birçok iletişim protokolünü de destekleyebilir.

5. EDI projemin başarılı olmasını nasıl sağlayabilirim?​

EDI'nin bir şirkette başarılı bir şekilde uygulanması için üç faktör belirleyicidir. Tam yönetimsel destek, profesyonel proje yönetimi ve açıkça tanımlanmış hedefler.

• Yönetim desteği​

EDI'yi benimsemek için en önemli başarı faktörü yönetimsel destektir. Her seviyedeki yönetimin, şirketin neden EDI'yi benimsediği konusunda ortak bir anlayışa sahip olması ve ilgili tüm departmanları aktif olarak desteklemesi gerekir. İyi değişim yönetimi, bir projeyi başarılı bir şekilde yönetmenin bir parçasıdır.
Çalışanlarınıza EDI projenizin önemini göstermenin bir yolu, projenizin ilerlemesini izlemek ve sağlamak için önlemler almaktır. İlerlemeyi şirketinizdeki çeşitli paydaşlara hedefli bir şekilde iletmek de önemlidir.
Açıkça tanımlanmış raporlama yolları ve adlandırılmış karar vericiler, katılan herkesin yeni süreçleri anlamasını ve sorguları için doğru kişiyi bulmasını kolaylaştırır.

• Yönetimden gelen olumlu tutum, çalışanların yeni bir sistemi kabul etmesini önemli ölçüde etkiler

• Proje yönetimi​

EDI projenizin, ilk hazırlık aşamalarından sistemin nihayet onaylandığı ve piyasaya sürüldüğü zamana kadar her aşamada gerekli insan kaynağına sahip olduğundan emin olun. Unutmayın ki, bir kez piyasaya sürüldükten sonra, personelinizin yeni sistemi kullanabilmesi gerekir - personel BT eğitiminin kalitesi bir projeyi yapabilir veya bozabilir.

Tüm bunlar, proje katılımcılarının gerekli kararları vermelerini sağlamakla el ele gider. Hızlı karar süreçleri, yeterli zaman ve personel tamponları, uyulması kolay ve son teslim tarihi baskısından kaçınan bir program oluşturulmasına yardımcı olabilir.

• Sıkı proje planlama ve kontrolü, net görev atama, güçlü liderlik ve EDI çözüm sağlayıcısı ile yakın işbirliği, projenizin sorunsuz çalışmasını sağlamak için çok önemlidir.

• EDI projemin hedefleri nelerdir?​

Her projenin başında, amaçlarınızı ve hedeflerinizi açıkça tanımlamanız gerekir. Bu, proje boyunca bunların başarılıp başarılmadığını izlemenizi ve buna göre tepki vermenizi sağlar.

• Proje hedefleri, istenen proje sonucunu tam olarak açıkça iletmeli ve doğrulanabilir olmalıdır.

Açıkça tanımlanmış hedefler projeme nasıl yardımcı olur?​

• Net planlamaya yol açarlar ve proje yöneticisi için bir eylem temeli oluştururlar.
• Projeyi planlamak için güvenli bir temel.
• Teslim edilebilir ürünler için net tarihler

Tam bir hedef tanımı nasıl görünür?​

İyi bir proje hedefi aşağıdaki özniteliklere sahiptir:

• mümkün
• tamamlamak
• açık ve net
• ölçülebilir
• önceden belirlenmiş bir sonuca dayanmayan
• Belge -lenen

Hedeflerin tanımlanmasına yardımcı olacak sorular​

• Neden bir EDI çözümü sunuyoruz? (Maliyet tasarrufu, şeffaflık, uyumluluk vb.)
• Bu EDI projesi ile ne elde etmek istiyoruz? (örneğin, tedarikçi memnuniyetini artırmak, bir süreci% 10 hızlandırmak, şirketin pazardaki imajını iyileştirmek)
• Ne kadar derin bütünleşmeliyiz? Ne kadar otomatikleştirmeliyiz?
• EDI çözümüne nerede ihtiyacımız var? Hangi yerler ve ülkeler?

7. EDI proje aşamaları​

Ön Çalışma​

Bir ön çalışmanın amacı, EDI'nin nerede mantıklı olacağını ve bunun hangi kaynakları içereceğini hızlı bir şekilde kontrol etmektir.

Ön çalışma neyi tanımlamalıdır?​

• Proje boyutu
• Ürün stratejisi
• Detaylı analizler için gerekli kaynaklar
• Uygulama ve gerçekleştirme aşamalarının planlanması
• EDI projesinin potansiyeli
• Mevcut ticaret ortaklarının ilgi alanları ve ihtiyaçları

Ön çalışma, her alanda şu anda kullanılmakta olan sistemlerin bir tanımını içerir ve EDI'nin bunları nasıl geliştireceğini tanımlar.
Ön çalışma, EDI projesinin yürütülüp yürütülmeyeceğine, organizasyon için acil kazanca ve yeni teknolojiyi kullanmanın en iyi yollarına ilişkin nihai kararın temelini oluşturur.
Rapor finans odaklı olmalı ve yönetime karar verme için sağlam bir temel sağlamalıdır.

EDI gereksinimlerinizi tanımlama​

İstediğiniz EDI çözümü için bir konseptiniz olduğunda, detaya inmeye ve ayrıntılı gereksinimlerin bir listesini oluşturmaya başlamanız gerekir. Bunlar daha sonra spesifikasyonlarınızın temelini oluşturacaktır.
Teknik gereksinimlerin yanı sıra, şirket içi bir kuruluma mı yoksa SaaS çözümüne mi başvuracağınıza da karar vermeniz gerekir.
Aşağıdakileri göz önünde bulundurmanız gerekir:

• İstediğiniz EDI çözümünü uygulamanın maliyeti nedir?
• EDI çözümünü çalıştırmak için ek yazılım ve donanım maliyetleri
• Yönetim, bakım ve işlem hacmi için işletme maliyetleri
• İç personel kaynakları

8. Şirketinizde bir EDI çözümü uygulamak​

EDI kavram kanıtı aşaması​

EDI çözümünüzü gerçekten kurmadan önce, bir kavram kanıtı çalıştırmaya değer. Bu, parametreleri test etmek için standart EDI ayarlarının gerçekçi bir ortamda kullanılmasını içerir.
Kavram kanıtı aşaması şunları içerir:

• EDI çözümünü bir test sunucusuna kurmak,
• EDI çözümünün temel kurulumunu ve parametrelendirmesini yapmak,
• Ana verileri ve işlem verilerini kontrol etmek ve gerekirse temizlemek,
• potansiyel olarak süreçleri ve arayüzleri uyarlamak,
• nihai EDI kurulumuna karar vermek ve belgelemek,
• EDI çözümü ile ne zaman yayına geçeceğinize karar vermek,
• karşılık gelen başvuru verileriyle test senaryoları ve test planları oluşturma.

EDI kavram kanıtı aşaması, müşterinin yazılım ve hizmetlerdeki işlevleri erken bir aşamada keşfetmesini sağlar. Bu, EDI çözümünün nasıl çalıştığı ve kuruluşuna sağladığı teknik olanaklar hakkında kapsamlı bir anlayış geliştirmesine yardımcı olur.

EDI test aşaması​

Test planları ve referans verileri EDI kavram aşamasında tanımlanmıştır. EDI test aşaması, bunları bağlı ticaret ortaklarınızla yoğun bir şekilde test etme fırsatıdır.
Bu aşamada, işlem veya EDI çözümü için gerekli olup olmadığını ve hangi düzeltmelerin gerekli olduğunu belirlemek için yinelemeli bir süreç kullanılır. Bu test çalışmaları sırayla genel sistemin tanımında ve belgelemesinde bir değişiklik gerektirir. Bu süreç, sistem devreye alındıktan sonra sona erer.

Canlı yayına geçme​

Test aşaması başarıyla tamamlandıktan sonra, EDI sistemi bir test ortamından üretken bir ortama geçer.
Proje deneyimi, iki aylık canlı çalışmadan sonra, kalan soruları ve olası uygulama sorunlarını çözmek için kilit kullanıcılar, yöneticiler ve son kullanıcılar için ek aşağı akış eğitimi yürütmenin mantıklı olduğunu göstermiştir.