SAP TM’de Approval Workflow Neden Gereklidir?

[Ali Eren Öztürk]

Nakliye maliyetlerinin yönetiminde sadece doğru hesaplama yapmak yeterli değildir; aynı zamanda bu hesaplamaların şirket politikalarına uygun şekilde onaylanması da kritik önem taşır. Nakliye yönetimi sistemi de

Bu bağlantıyı görüntüleyebilmek için kayıt olmalı zaten üyeyseniz üye girişi yapmalısınız.

’in sunduğu standart onay akışlarını kullanarak tam da bu noktada devreye girer. İster tarife tablosu üzerinde tanımlanan fiyatlandırmalar, ister navlun anlaşmaları, isterse navlun hesaplaşma belgeleri olsun, her adımda esnek bir onay süreci tasarlamak mümkündür. Bu sayede şirketler hem maliyetlerini daha güvenilir şekilde kontrol edebilir hem de süreçleri daha şeffaf ve denetlenebilir hale getirebilir.

Bu bağlantıyı görüntüleyebilmek için kayıt olmalı zaten üyeyseniz üye girişi yapmalısınız.

’de Approval Workflow, uyarlama (customizing) üzerinden aktifleştirilerek devreye alınır. Bu yapı sayesinde sistemde oluşturulan belirli belgeler – örneğin Rate Table, Freight Agreement veya Freight Settlement Document – kullanılmadan önce bir onay mekanizmasından geçmek üzere konfigüre edilebilir. Onay sürecinin temelinde PPF (Post Processing Framework) yer alır. PPF sayesinde, belirli bir belge kaydedildiğinde veya statü değiştirdiğinde sistem otomatik olarak bir aksiyon tetikler. Bu aksiyon genellikle onaycıya e-posta gönderilmesi şeklinde kurgulanır. Örneğin:

• Bir Rate Table güncellendiğinde, tanımlanan onaycılara bilgilendirme maili gönderilir.
• Yeni bir Freight Agreement oluşturulduğunda, anlaşmanın geçerli hale gelmesi için ilgili yöneticinin onayı beklenir.
• Bir Freight Settlement Document, faturalandırma sürecine alınmadan önce mali işler departmanının onayından geçebilir.

Basit işleyiş şu şekilde özetlenebilir:

1. Belge oluşturulur veya değiştirilir.
2. PPF tetiklenerek onaycılara e-posta bildirimleri gider.
3. Onaycı, Workflow üzerinden belgeyi kabul eder veya reddeder.
4. Onay verildiğinde belge sonraki sürece (örn. hesaplama, faturalama) açılır.

Bu yapının yönetsel faydaları oldukça açıktır:

• Yanlış maliyet tablolarının sisteme yansıtılması engellenir.
• Sözleşmelerin geçerliliği denetim altına alınır.
• Faturalandırma sürecinde hatalı veya yetkisiz işlemler önlenir.
• Denetim ve iç kontrol süreçleri kolaylaştırılır.

Sonuç olarak, Approval Workflow yalnızca teknik bir işlev değil, aynı zamanda finansal güvence ve operasyonel disiplin sağlayan bir kontrol mekanizmasıdır.

Freight Agreement Approval Workflow – Örnek Senaryo​

Bir müşterimizde hali hazırda aktif olarak kullanılan senaryoda, sevkiyat ekibi yeni bir Freight Agreement sisteme girdiğinde, anlaşma doğrudan kullanılabilir hale gelmez. Bunun yerine, Approval Workflow devreye girer ve ilgili Lojistik Direktörüne onay için yönlendirilir. Bu aşamada sistem yalnızca SAP Business Workplace (SAP Inbox) üzerinden değil, aynı zamanda Outlook, Gmail gibi harici e-posta hesaplarına da otomatik bildirim gönderir. Böylelikle onaycı, SAP ekranına girmeden de kendisine bekleyen onayları görebilir. Standart SAP onay ekranına ek olarak geliştirdiğimiz enhancement sayesinde, onay ekranı daha işlevsel hale getirilmiştir. Onaycı, Freight Agreement’a bağlı tüm Rate kayıtlarını satır satır görebilmekte ve farklı herhangi bir ekrana gitmeden bağlı tüm masrafları My Inbox App üzerinden kontrol edebilmektedir. Eğer siz de kendi organizasyonunuzda benzer bir yapıyı hayata geçirmek veya daha fazla teknik detay öğrenmek isterseniz, bizimle logistics@mdpgroup.com adresi üzerinden iletişime geçebilirsiniz. TM danışmanlık hizmetlerimiz hakkında daha fazla bilgi için hizmet sayfamızı inceleyebilirsiniz:

Bu bağlantıyı görüntüleyebilmek için kayıt olmalı zaten üyeyseniz üye girişi yapmalısınız.

Bu bağlantıyı görüntüleyebilmek için kayıt olmalı zaten üyeyseniz üye girişi yapmalısınız.